Vores privatlivspolitik

Thy Bueskyttelaugs privatlivspolitik

Senest ajourført d. 25/10/2022

1.   Lovmæssige grunde til behandling af personoplysninger

I medfør at EU's persondataforordning, der trådte i kraft d. 25. maj 2018, stilles følgende hovedkrav til behandling af personoplysninger:

1. Thy Bueskyttelaug skal altid have et sagligt formål med at behandle personoplysninger, og lauget skal begrænse behandlingen til det, der er nødvendigt i forhold til det saglige formål.
2. Thy Bueskyttelaug skal kunne dokumentere, at vi har overblik over vores behandling af personoplysninger: Hvilke oplysninger behandles, hvem behandler dem, hvor arkiveres Dette beskrives i Thy Bueskyttelaugs fortegnelse.
3. Thy Bueskyttelaug skal orientere den registrerede (medlemmer, trænere v.) om, hvilke oplysnin‐ ger der behandles og hvorfor. Dette beskrives i nærværende privatlivspolitik
4. Thy Bueskyttelaug skal have en tilpas datasikkerhed, og vi skal i nogle tilfælde anmelde brud på sikkerheden til Datatilsynet. Dette beskrives i Thy Bueskyttelaugs fortegnelse.

Personoplysninger inddeles i to hovedgrupper:

1. Almindelige personoplysninger: Omfatter a.: Navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, email, buetype, konkurrencedeltagelse, resultater og særlige idrætslige interesser (f.eks. 3D‐skydning, ansigtsskydning osv.)
2. Personoplysninger med en højere grad af beskyttelse: Omfatter a.: CPR‐nummer, læge, sygesikringsgruppe, oplysninger om helbredsmæssige forhold, og oplysninger om strafbare forhold.

Lovgrundlag: Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

1. Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (intersseafvejningsreglen)
2. At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
3. Behandling efter lovkrav
4. Behandling med samtykke

2.   Thy Bueskyttelaugs dataansvar

Thy Bueskyttelaug er dataansvarlige, og vi sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Thy Bueskyttelaug behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

3.   Kontaktoplysninger på de dataansvarlige

Thy Bueskyttelaug er dataansvarlige, og vi sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktpersoner:

Formand:            Lars Christian Adrados       Email: formand@thybueskyttelaug.dk            Tlf.: 22482664

Næstformand:     Simon Strømgaard             Email: naestformand@thybueskyttelaug.dk    Tlf.: 21530272

Kassserer:           Morten Krogager-Nielsen    Email: kasserer@thybueskyttelaug.dk            Tlf: 22282468

Klubkontakt:

Formand:    Lars Christian Adrados

Adresse:     Årup Byvej 44, 7752 Snedsted

CVR-nr.:      30379039

Telefonnr.:   22482664

Mail:           formand@thybueskyttelaug.dk

Website:      https://www.thybueskyttelaug.dk/

Facebook:   Thy Bueskyttelaug

YouTube:    Thy Bueskyttelaug

4.   Behandling af personoplysninger

I.   Kontaktpersoner hos interessenter og andre arrangementer end konkurrencer (frivillige hjælpere (ikke medlemmer af klubben ‐ typisk forældre/værge) grupper af privatpersoner/andre klubber/skoler/det offentlige/sponsorer)

  a) Hvilke oplysninger:

1. Personnavn, interessentnavn, kontaktinformation (email/telefon), og særlige interesser indenfor bueskydning, sponsorbeløbs størrelse.

  b) Hvor indsamler i fra:

1. Dig, offentlige registre over fonde, annoncering af fondsudlodninger.

  c) Formål:

1. At opretholde ajourført kontaktregister for at kunne fungere som klub, samt at vise klubbens historik for at kunne beskrive Thy Bueskyttelaug som troværdig og seriøs samarbejdspartner.

  d) Opbevaring og sletning:

1. Oplysningerne opbevares indtil interessent ikke længere er aktuel for Thy Bueskyttelaug.

  e) Videregivelse:

1. Oplysninger kan videregives til Bueskydning Danmark eller Dansk Idræts Forbund i det omfang, det er nødvendigt og relevant i forbindelse med afholdelse af arrangementer.
2. Navn på sponsorer og sponsorbeløb kan videregives til skat, annonceres på vores hjemmeside og facebookside og videregives til pressen i det omfang omtale og videregivelse sker i kontekst med klubbens arbejde.
   
3. Navn på øvrige interessenter kan annonceres på vores hjemmeside og facebookside og videregives til pressen i det omfang omtale og videregivelse sker i kontekst med klubbens arbejde.

  f) Samtykke:

1. Oplysninger kan ikke videregives til anden side uden samtykke.

II.   Gæster ved konkurrencer (inkl. Skole‐OL):

  a) Hvilke oplysninger:

1. Navn, alder, køn, buetype, skole/klub, kontaktinformation (email/telefon evt. også på træner/coach/deltageransvarlig/skolelærer), resultater.

  b) Hvor indsamler i fra:

1. Dig ved tilmelding eller via din træner/coach/deltageransvarlige/skolelærers tilmelding af dig.

  c) Formål:

1. At sikre at konkurrencedeltageres (inkl. Skole‐OL deltageres) opnåede resultater kan indsamles og videregives til det niveau, der er relevant for den enkelte konkurrence samt at kunne anmelde forsikringshændelser, samt at vise klubbens historik for at kunne beskrive Thy Bueskyttelaug som troværdig og seriøs samarbejdspartner.

  d) Opbevaring og sletning:

1. Oplysningerne opbevares indtil arrangement er afsluttet. Navn, klasse, alder, buetype, skydeklasse og resultater kan dog fremgå i flere år på Thy Bueskyttelaugs hjemmeside – dels som direkte tekst og dels som arkiveret artikel, og på http://ianseo.net i mange år ved nationalt/internationalt registrerede konkurrencer.

  e) Videregivelse:

1. Oplysninger kan videregives til Bueskydning Danmark eller Dansk Idræts Forbund i det omfang, det er nødvendigt og relevant i forbindelse med afholdelse af sportslige arrangementer.
2. Oplysninger kan endvidere videregives til Bueskydning Danmark, Dansk Idræts Forbund og Thisted Kommune i det omfang, det er nødvendigt og relevant i forbindelse med forsikringshændelser.
   
3. Oplysninger kan bringes på vores hjemmeside og facebookside samt videregives til pressen i det omfang omtale og videregivelse sker i kontekst med klubbens arbejde.

  f) Samtykke:

1. Oplysninger kan ikke videregives til anden side uden samtykke.

III.   Personer på bueskole:

  a) Hvilke oplysninger:

1. Navn, køn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, email, særlige idrætslige interesser, skader eller begyndende skader opstået i forbindelse med laugets virke og skadeforebyggende tiltag.
2. For unge under 18 år: Navn, adresse, telefonnummer og evt. email på forælder/værge.
   
3. For personer med alvorlig allergi eller helbredssituation: Navn, adresse, telefonnummer og evt. email på nærmeste pårørende.
   
4. Højere grad af beskyttelse: Information om allergier, der har betydning for deltagelse i træningsmiljøer (f.eks. fødevareallergier, pollenallergier, dyreallergier osv. Information om helbredsmæssige forhold, som kræver skærpet opmærksomhed og træning af deltageransvarlige/baneansvar‐ lige/træner/coach (f.eks. epilepsi, sukkersyge osv.)
   

  b) Hvor indsamler i fra:

1. Dig

  c) Formål:

1. Opkrævning af introduktionskursusgebyr.
2. At kunne anmelde forsikringshændelser.
   
3. Ansvarlig træning og skadeforebyggelse, herunder træningsafholdelse med opmærksomhed på individuelle særlige krav eller behov.
   
4. At kunne videregive væsentlige allergi‐ eller helbredsoplysninger ved pludseligt opståede (livs)truende hændelser.
   
5. Mulighed for at kontakte forælder/værge eller nærmeste pårørende.
   
6. At vise klubbens historik for at kunne beskrive Thy Bueskyttelaug som tro‐ værdig og seriøs samarbejdspartner.
   

  d) Opbevaring og sletning:

1. Oplysningerne opbevares i igangværende år + et år. Navn kan dog fremgå i flere år på Thy Bueskyttelaugs hjemmeside – dels som direkte tekst og dels som arkiveret artikel.

  e) Videregivelse:

1. Oplysninger kan videregives til Bueskydning Danmark, Dansk Idræts For‐ bund og Thisted Kommune i det omfang, det er nødvendigt og relevant i forbindelse med forsikringshændelser.
2. Oplysninger kan bringes på vores hjemmeside og facebookside samt vide‐ regives til pressen i det omfang omtale og videregivelse sker i kontekst med klubbens arbejde.
   
3. Oplysninger om allergier og helbredsoplysninger videregives kun når det er relevant og (livs)vigtigt i forhold til en persons helbredstilstand.

  f) Samtykke:

1. Oplysninger kan ikke videregives til anden side uden samtykke.

IV.   Ordinære medlemmer:

  a) Hvilke oplysninger:

1. Navn, køn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, email, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, buetype, træningsdeltagelse, konkurrencedeltagelse, resultater, kursusdeltagelse, klubskifte, konkurrencekarantæne, særlige idrætslige interesser, træningsplan, kropsmål, skader eller begyn‐ dende skader opstået i forbindelse med laugets virke og skadeforebyggende tiltag.
2. For unge under 18 år: Navn, adresse, telefonnummer og evt. email på forælder/værge.
   
3. For personer med alvorlig allergi eller helbredssituation: Navn, adresse, telefonnummer og evt. email på nærmeste pårørende.
   
4. Højere grad af beskyttelse: Information om allergier, der har betydning for deltagelse i arrangementer eller træningsmiljøer (f.eks. fødevareallergier, pollenallergier, dyreallergier osv. Information om helbredsmæssige forhold, som kræver skærpet opmærksomhed og træning af deltageransvarlige/baneansvarlige/træner/coach (f.eks. epilepsi, sukkersyge osv.)
   

  b) Hvor indsamler i fra:

1. Dig. Dine forældre, hvis du er under 15 år. Bueskydning Danmark i tilfælde af klubskifte. Bueskydning Danmark, IFAA (International Field Archery Association), WA (World Archery) i forbindelse med evt. konkurrencekarantæner, konkurrence‐ og kursusdeltagelse.

  c) Formål:

1. Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
2. Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
   
3. At kunne videregive væsentlige allergi‐ eller helbredsoplysninger ved pludseligt opståede (livs)truende hændelser.
   
4. At kunne anmelde forsikringshændelser.
   
5. Ansvarlig træning og skadeforebyggelse, herunder trænings‐ og arrange‐ mentsafholdelse med opmærksomhed på individuelle særlige krav eller behov.
   
6. At kunne indkøbe klubtøj, der passer i størrelse.
   
7. Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven og opnåelse af kom‐ munale tilskud.
   
8. Mulighed for at kontakte forælder/værge eller nærmeste pårørende.
   
9. Mulighed for deltagelse i BD, DIF, WA, IFAA arrangementer og påskønnelse.
   
10. Administration af din relation til Thy Bueskyttelaug.
    
11. At vise klubbens historik for at kunne beskrive Thy Bueskyttelaug som troværdig og seriøs samarbejdspartner.
    

  d) Opbevaring og sletning:

1. Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter din udmeldelse af foreningen. Navn, klasse, alder, buetype, skydeklasse og resultater kan dog fremgå i flere år på Thy Bueskyttelaugs hjemmeside – dels som direkte tekst og dels som arkiveret artikel, og på http://ianseo.net i mange år ved deltagelse nationalt/internationalt registrerede konkurrencer samt i princippet uendeligt på BD (Bueskydning Danmark)s, WA (World Archery)s, og IFAA (International Field Archery Association)s hjemmesider ved opnåelse af medaljer ved DM, NM, EM, VM eller andre internationale mesterskaber, samt ved opnåelse af top 10 placeringer i Danmark, Norden, Europa, eller Verden eller ved opnåelse af danmarks‐, nordens‐, europa‐ eller verdensrekorder.

  e) Videregivelse:

1. Oplysninger kan videregives til Bueskydning Danmark, andre foreninger (nationale, regionale som lokale) under IFAA, WA, Dansk Idræts Forbund og Thisted Kommune i det omfang, det er nødvendigt og relevant i forbindelse med deltagelse i sportslige arrangementer, opgørelse af medlemmer, forsikringshændelser, og ansøgning om kommunalt medlemstilskud.
2. Akkrediteringsoplysninger i forbindelse med internationale konkurrencer og stævner kan videregives til arrangørerne, når disse hører hjemme i sikre lande (EU‐lande plus de særligt forhåndsgodkendte lande).
   
3. Ved deltagelse i internationale konkurrencer og stævner i andre lande, sker det ved oplyst samtykke, hvor deltageren på forhånd bliver orienteret om risici ved videregivelse af personoplysninger.
   
4. Oplysninger kan bringes på vores hjemmeside og facebookside samt videregives til pressen i det omfang omtale og videregivelse sker i kontekst med klubbens arbejde.

  f) Samtykke:

1. Oplysninger kan ikke videregives til anden side uden samtykke.

V.   Myndige medlemmer, der har eller har mulighed for at opnå direkte kontakt med børn og unge under 15 år:

       I tillæg tl hvad der gælder for ordinære medlemmer:

  a) Hvilke oplysninger:

1. Højere grad af beskyttelse: Oplysninger om visse strafbare forhold ved indhentelse af børneattest, CPR‐nummer

  b) Hvor indsamler i fra:

1. Politiet viahttps://politi.dk/straffeattest/bestil-boerneattest.

  c) Formål:

1. At sikre, at børn og unge under 15 år ikke vil møde eller har mulighed for at møde laugsmedlem der har begået visse seksualforbrydelser mod børn under 15 år, ikke har udbredt eller besidder børnepornografi og som ikke har foretaget visse overtrædelser af terrorlovgivningen.

  d) Opbevaring og sletning:

1. Oplysningerne opbevares indtil den frivillige i Thy Bueskyttelaug udtræder eller børneattesten fornyes.

  e) Videregivelse:

1. Oplysninger kan videregives til Bueskydning Danmark, Dansk Idræts Forbund og Thisted Kommune i det omfang, det er nødvendigt og relevant i forbindelse med laugets aktiviteter.
2. CPR‐nummer videregives til politiet ved indhentning af børneattester og til BD og DIF, hvis en børneattest har anmærkninger.

  f) Samtykke:

1. Oplysninger kan ikke videregives til anden side uden samtykke.

VI.   Bestyrelse og trænere:

        I tillæg til hvad der gælder for ordinære medlemmer og myndige personer, der har eller har mulig‐            hed for at opnå direkte kontakt med børn og unge under 15 år:

  a) Hvilke oplysninger:

1. Trænings‐ og kursusdeltagelse.
2. Højere grad af beskyttelse: Kun bestyrelse: Kopi af sygesikringsbevis, CPR‐ nummer, læge, sygesikringsgruppe og billedlegitimation.
   

  b) Hvor indsamler i fra:

1. Dig. Dine forældre, hvis du er under 15 år. (BD) Bueskydning Danmark, DIF (Dansk Idræts Forbund), IFAA (International Field Archery Association), eller WA (World Archery) i forbindelse med kursusdeltagelse.

  c) Formål:

1. At identificere den tegningsberettigede bestyrelse i forhold til oprethol‐ delse af laugets bankkonto.
2. Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen.
   
3. Overblik over og forbedringer af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
   
4. Opfyldelse af lovkrav.
   
5. Administration af din relation til Thy Bueskyttelaug.
   

  d) Opbevaring og sletning:

1. Af praktiske administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysningerne i op til 3 år efter bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen hhv. træneren ophører sit virke i lauget.
2. CPR‐nummer, kopi af sygesikringsbevis og billedlegitimation indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.
   

   e) Videregivelse:

1. Kun bestyrelse: Oplysninger kan videregives til Thy Bueskyttelaugs bank‐ forbindelse som sikkerhed for etablering/vedligeholdelse af foreningens konto.

  f) Samtykke:

1. Oplysninger kan ikke videregives til anden side uden samtykke.

5.   Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

1. Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
2. Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
3. Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
4. Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
5. Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet/situation i foreningen.
6. Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i BD, DIF, WA, IFAA, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.
7. Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets‐ og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.
8. Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
9. Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene/værge og der kan for personer med alvorlig allergi eller helbredssituation behandles oplysninger om nærmeste pårørende.
10. Opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

6.   Samtykke ‐ generelt

1. Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
2. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
3. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
4. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

7.   Videregivelse af dine personoplysninger ‐ generelt

1. I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer som BD, DIF, WA og IFAA.
2. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
3. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

 8.   Opbevaring og sletning af dine personoplysninger ‐ generelt

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, eller som ulønnet leder eller træner:

1. Medlemmer: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier: Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter din udmeldelse af foreningen.
2. Ulønnede ledere og trænere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier: Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter din udmeldelse af foreningen CPR‐nummer, kopi af sygesikringsbevis og billedlegitimation indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.
3. Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
   

9.   Dine rettigheder

Du har en række rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

1. Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
2. Retten til indsigt i egne personoplysninger
3. Retten til berigtigelse
4. Retten til sletning
5. Retten til begrænsning af behandling
6. Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
7. Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, under­ søger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

10.   Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.