Forretningsorden for bestyrelsen i Thy Buskyttelaug

§1     Formål og afgrænsning

1.1     Bestyrelsen er som angivet i vedtægterne § 8.1 laugets øverste ledelse mellem generalforsamlingerne.

1.2     Forretningsordenens formål er at beskrive procedurer for bestyrelsens arbejde og afgrænsning af dens opgaver.

§2     Bestyrelsens konstituering

2.1     På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med fordeling af posterne som angivet i vedtægterne § 8.2.

2.2     Og der udarbejdes kompetence- og opgavefordeling for de enkelte poster

  • Formand og næstformand
  • Kasserer
  • Sekretær
  • Bestyrelsesmedlem (skydeleder)

§3     Genkonstituering af bestyrelsen

3.1     Træder et bestyrelsesmedlem permanent ud af bestyrelsen mellem to generalforsamlinger, træder en af suppleanterne ind i stedet. Sker dette, konstituerer bestyrelsen sig på ny.

§4     Afholdlse af og indkaldelse til bestyrelsesmøder

4.1     Bestyrelsesmøder indkaldes som angivet i vedtægterne § 8.4 af formanden efter behov, dog mindst fire gange årligt eller når to bestyrelsesmedlemmer mener, der er behov for møde.

4.2     Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt ved fysisk fremmøde, men i tilfælde af forsamlingsbegrænsninger, kan bestyrelsesmøder afholdes virtuelt.

4.3     Ved behov for hurtige bestyrelsesbeslutninger af væsentlig karakter, kan formanden eller to bestyrelsesmedlemmer indkalde til virtuelt møde om et enkelt punkt.

4.4     Ved behov for hurtige bestyrelsesbeslutninger af driftsmæssig karakter, kan formanden eller to bestyrelsesmedlemmer udsende e-mail til besvarelse. Når tilbagemelding og dermed beslutningsdygtighed er opnået som beskrevet i vedtægterne § 8.6, kan det driftsmæssige spørgsmål, der har været til drøftelse, iværksættes.

§5     Bestyrelsens beslutningsdygtighed

5.1     Bestyrelsens beslutningsdygtighed er beskrevet i vedtægterne § 8.6

§6     Deltagelse i bestyrelsesmøder

6.1     Foruden bestyrelsen har de på generalforsamlingen valgte suppleanter møderet til bestyrelsesmøderne, men ingen stemmeret.

6.2     Desuden gælder vedtægternes §9 for udvalgs om udvalgs observatører til bestyrelsesmøder.

§7     Dagsorden

7.1     Ønsker til punkter på kommende ordinært bestyrelsesmøde fremsendes begrundet til formanden senest 10 dage før kommende møde.

7.2     Formanden udsender ved ordinære bestyrelsesmøder dagsorden til bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og observatører med mindst 7 dages varsel.

7.3     Dagsorden skal indeholde:

          1.       Eventuelle personsager (kun bestyrelsen kan deltage)

          2.       Orientering fra

                    a.  Formanden (Væsentlige initiativer og kontakter)

                    b.  Kassereren (Økonomistatus og fremskrivning samt medlemsstatus)

                    c.  Næstformanden

                    d.  Sekretæren

                    e.  Skydelederen (Sikkerhedsstatus)

                    f.  Ad hoc-udvalg

          3.     Godkendelse af forretningsudvalgets økonomiske dispositioner siden sidste møde      

          4.     Opfølgning på målsætninger

          5.     Opfølgning på igangsatte aktiviteter

          6.     Aktuelle punkter (fremsendt til formanden)

          7.     Næste møde

          8.     Eventuelt

7.4     Rækkefølgen på punkterne kan justeres, hvis formanden eller to bestyrelsesmedlemmer skønner, at der er behov for at have den nødvendige tid, til at drøfte punkt 7 ”Aktuelle punkter”

7.5     Ved behov for hurtig beslutning af væsentlig karakter, kan ekstraordinære bestyrelsesmøder indkaldes med 2 dages varsel. 

§8     Referat

8.1     Alle bestyrelsens beslutninger nedskrives til referat.

8.2     Referat af ordinære bestyrelsesmøder udsendes senest 7 dage efter bestyrelsesmøde til bestyrelsens medlemmer til elektronisk godkendelse inde for 7 dage. Referat udsendes til bestyrelsen, bestyrelsessuppleanter og de valgte repræsentanter for stående som ad-hoc-udvalg.

8.3     Referat af ekstraordinære bestyrelsesmøder udsendes umiddelbart efter mødet til bestyrelsens medlemmer til elektronisk godkendelse inden for 2 dage. Referatet udsendes til samme kreds som referat af ordinære bestyrelsesmøder.

8.4     Efter elektronisk godkendelse, skal referat være tilgængeligt for alle medlemmer i lauget og for forældre til unge medlemmer under 18 år samt nøglesamarbejdspartnere som Thisted Kommune, Bueskydning Danmark og DGI Nordjylland.

§9      Bestyrelsens forpligtelser

9.1     Bestyrelsesmedlemmerne er forpligtet til at deltage i beslutningsprocesser.

9.2     Suppleanter til bestyrelsen er forpligtet til løbende at følge bestyrelsens arbejde, så de kan træde til hvis nødvendigt.

9.3     Såvel bestyrelsesmedlemmer som suppleanter er forpligtigede til loyalt at følge de af bestyrelsen vedtagne beslutninger.

9.4     Alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter er gensidigt ansvarlige overfor hinanden i forhold til arbejdsopgaver og lignende.

§10   Tavshedspligt

10.1   Det påhviler ethvert bestyrelsesmedlem og alle der deltager i bestyrelsesmøder at behandle personoplysninger fortroligt.  Det betyder, at man ikke må viderebringe fortrolige oplysninger til andre, som ikke har behov for denne viden, og som ikke selv har en tilsvarende tavshedspligt.

10.2   Der kan ikke gives korte og klare afgrænsninger af reglen om tavshedspligt, men som eksempel er alle oplysninger om navngivne personer omfattet af tavshedspligt.

§11   Habilitet

11.1   Ved behandling af punkt, som har direkte økonomisk konsekvens for et bestyrelsesmedlem, er dette medlem inhabilt og dermed ikke stemmeberettiget. Omfanget af habilitetsbestemmelsen er svær at afgrænse, men som eksempel kan ændringer af kørselsgodtgørelse ved stævnedeltagelse medføre inhabilitet for stævneaktive bestyrelsesmedlemmer.

11.2   Ved inhabilitet nedskrives krav om beslutningsdygtighed jf. §4 med det/de inhabile medlemmer. Emner, som kan have økonomisk konsekvens for et flertal af bestyrelsen, henlægges til generalforsamlingen.

§12  Forretningsudvalg

12.1   Formanden og kassereren udgør tilsammen bestyrelsens forretningsudvalg.

12.2   Forretningsudvalget kan imellem bestyrelsesmøderne træffe økonomiske beslutninger af mindre væsentlig karakter, f.eks.:

          a.   Accept af tilbud, der ikke ligger væsentligt over bestyrelsens forventede budget for ordren.

          b.   Bevillinger til trænergruppen indenfor den årlige rekvisitbevilling på 1.000 kr.

          c.   Indkøb af gaver når situationen af hensyn til laugets forsatte positive omdømme i lokalområdet, tilsiger en gave.

          d.   Udgifter til løbende drift, hvis der pludseligt opstår ikke forudset behov for vedligeholdelse

12.3   Beløbsgrænsen for forretningsudvalgets dispositioner er i hver enkelt sag på 1.000 kr. og samlet mellem hvert bestyrelsesmøde på 5.000 kr.

12.4   Forretningsudvalgets dispositioner tages efterfølgende til godkendelse på det førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.

§13   Ad hoc-udvalg

13.1   Thy Bueskyttelaug har pr. 9/9-2021 følgende ad hoc-udvalg:

          a.   Trænergruppen: Lars Christian Adrados (cheftræner), Martin Bakmann (ungdomstræner), Mike Petersen (trænerassistent), Carsten Wolker (seniortræner), Cayden Stosiek (Combat Archery træner), og Felix Stosiek (ungdomscoach og klassisk langbuetræner)

          b.   Vedtægtssprogudvalget: Lars Andersen

§14  Kommunikationsplatforme

14.1   Thy Bueskyttelaug benytter afhængig af målgruppe disse platforme:

          a.  Hjemmeside – offentlig tilgængelig: Generel information om klubben, hvem er vi, hvad laver vi, om medlemskab, tilmelding og priser.

          b.  Facebookgruppen Thy Bueskyttelaug – offentlig tilgængelig: Er en kortere udgave af vores hjemmeside.

          c.  APP’en MinForening – lukket gruppe for medlemmer: Annoncering af og tilmelding til aktiviteter, medlemsadministration og kontingenthåndtering samt chat bestyrelsen imellem

          d.  Facebookgruppen Thy Buemedlem – lukket gruppe for medlemmer: Nyheder – hvad sker der, uddybede stævneopslag, koordinering af f.eks. kørsel og support ved stævnedeltagelse og afholdelse af arrangementer. Chat medlemmerne imellem.

          e.  Google Drev, lukket deling – lukket gruppe for bestyrelsen, suppleanter og repræsentanter for ad hoc-udvalg: Bestyrelsens dagsordener, referater og støttedokumenter.

§15  Godkendelse af forretningsorden samt ændringer i denne

15.1   Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen. Den gennemgås af bestyrelsen på konstituerende møde, hvorpå den godkendes af den samlede bestyrelse.

15.2   Punkt 13 om stående ad hoc-udvalg opdateres løbende.

15.3   Vedtaget på bestyrelsesmødet d. 06/10 2021

§16  Underskrifter

Af hensyn til privatlivesbeskyttelsen af bestyrelsen, bringes her ikke underskrifter. Ønsker et medlem eller en samarbejdspartner kopi af orginalen med underskrifter, bedes i henvende jer til laugets formand.